Com o novo sistema de nota fiscal eletrônica (Nfe) implantado no país, as empresas devem estar atentas às novas regras para se manter em dia com o fisco. Uma delas diz respeito à maneira como as notas fiscais são arquivadas.
Além disso, ter as notas fiscais armazenadas com segurança e bem organizadas também é fundamental para a realização de consultas internas – permitindo o cumprimento de outras obrigações legais e acesso aos dados para controles internos.
Você sabe como isso deve ser feito? Caso tenha dúvidas a respeito desse assunto ou simplesmente desconheça essas regras, não se preocupe. Neste momento, investir em um repositório de NFe é a melhor solução encontrada por muitos gestores. Quer entender melhor os benefícios dessa ferramenta? Confira logo a seguir.
Porque guardar nota fiscal eletrônica (NFe)
A nota fiscal eletrônica é o novo sistema de envio do documento para o governo, além da facilidade de enviar para clientes e fornecedores. Por ser eletrônica, a nota fiscal é enviada de maneira digital pela internet para a Receita Federal, com muito mais segurança e praticidade.
Para clientes e fornecedores, pode ser enviada por e-mail ou mesmo ser impressa. Além disso, uma versão da NF-e deve ser armazenada, para posteriores consultas.
Ela pode ainda ser encaminhada para o contador e deve estar disponível em casos de fiscalização. Assim como ocorre com muitos outros documentos dentro de uma empresa, é de extrema importância que as notas fiscais sejam guardadas com segurança e adequadamente.
O seu devido armazenamento também serve como histórico de transações comerciais, a fim de analisar o número de vendas e outros dados relacionados.
O que é XML da nota fiscal
Já que a nota fiscal é eletrônica (NFe), quando ela é enviada digitalmente, possui um formato ou extensão de arquivo, que é o XML. Por isso, se usa o termo XML NF-e ou XML nota fiscal quando a intenção é se referir ao arquivo digital.
Como armazenar
De modo semelhante ao que é feito com os arquivos digitais em geral, que são salvos nos computadores da sua empresa, é necessário realizar com os XML da NF-e. Ou seja, é importante que sejam guardados de forma ordenada para serem facilmente encontrados quando preciso.
Isso quer dizer que o mais apropriado é que o XML nota fiscal seja armazenado em uma pasta virtual que faça parte do diretório usado pelo setor fiscal ou financeiro. Também podem haver subpastas.
Com isso, é possível guardar o XML NF-e conforme o ano e mês em que são emitidos. Essa metodologia torna muito mais fácil a tarefa de pesquisar uma determinada nota fiscal quando for necessário no futuro.
Por quanto tempo guardar ?
De acordo com a Receita Federal, o arquivo XML da nota fiscal eletrônica deve ser armazenado por cinco anos, a partir da data de emissão. Essa é a mesma regra usada para indicar o período de tempo em que comprovantes de pagamento devem ser guardados.
Benefícios de uma solução repositório DFE
Como você pode imaginar, guardar os XML da NF-e emitidos nos últimos cinco anos pode significar um número bem alto de arquivos . O volume pode ser realmente significativo em negócios que realizam muitas vendas todos os dias.
Dessa maneira, a primeira vantagem da solução é contribuir em muito para o adequado armazenamento do XML, sem ter que ocupar espaço dos computadores da empresa.
Arquivos não ocupam espaço dos computadores
Ter um sistema de gestão empresarial que funciona na nuvem, o que significa que, ao utilizá-lo, a empresa migra todos os seus arquivos digitais para servidores gerenciados pelo fornecedor do programa. Mesmo assim, continuam disponíveis e com fácil acesso.
Portanto, não é preciso investir em máquinas potentes para dar conta do armazenamento por cinco anos de XML NF-e e dos demais arquivos digitais que o seu negócio tem.
XML da nota fiscal gerenciados adequadamente
Mas não é só isso, um software ERP também gerencia o XML nota fiscal. Isso quer dizer que os documentos são guardados de maneira ordenada automaticamente, sem que você tenha que se preocupar com isso.
XML da NF-e e outros arquivos acessados remotamente
Além disso, os XML NF-e são fáceis de acessar, a qualquer momento, e de qualquer lugar, desde que haja conexão à internet. Essa facilidade permite que possam ser utilizados até mesmo smartphones e outros dispositivos móveis para essa consulta.
Essa, aliás, é mais uma vantagem da solução que, quando online, possibilita o acesso remoto não só às notas fiscais como a todos os outros documentos do seu negócio.
Contribuição com a gestão empresarial
Além das vantagens que a solução oferece para o armazenamento de NF-e e seu gerenciamento, ele é útil para todos os demais setores. Isso acontece por meio das suas inúmeras funcionalidades.
Com isso, automatiza alguns procedimentos, fazendo com que você e a sua equipe realizem um trabalho muito mais eficiente, ou seja, mais rápido e sem perder em qualidade.
A relação com clientes e fornecedores também é beneficiada, o que contribui diretamente para o aumento da conversão de vendas.
Agora você está em busca da melhor forma de armazenar as notas fiscais eletrônicas na sua empresa? Então o Motor Fiscal certamente pode ajudá-lo.
O Motor Fiscal arquiva documentos para que você possa acessá-los com facilidade.
- Agilidade para localizar NFEs e seus XMLs;
- Integração com diversos canais para o recebimento do XML;
- Armazenamento seguro de todos os documentos fiscais, como NFe e CTe.
Veja quais são os maiores benefícios
Segurança
Com o Motor Fiscal você garante segurança extra para seu departamento:
- Dados criptografados;
- Armazene na nuvem, não dependa mais de papel;
- Compartilhe documentos com as pessoas certas.
Organização
A coordenação do trabalho no departamento fiscal também é essencial para aumentar a produtividade e reduzir erros. Com o Repositório DFe você otimiza a organização no processo de armazenamento:
- Localize guias e comprovantes com rapidez;
- Extraia informações úteis para sua empresa;
- Integre os sistemas e automatize processos.
Compliance Fiscal
Um dos grandes objetivos do Repositório DFe é facilitar o compliance fiscal na sua empresa. Você pode ficar em dia com as obrigações de forma prática e eficiente:
- Documentos armazenados pelo período mínimo de 7 anos;
- Esteja preparado para as exigências do Fisco;
- Arquivos recebidos são validados na SEFAZ.
O Motor Fiscal é uma solução que facilita o armazenamento do XML da NFE e com as principais funcionalidades para o dia a dia da sua empresa, todas essas vantagens você pode testar na prática, entre em contato conosco e veja a facilidade de ter seu setor fiscal em ordem.
