Diariamente, o setor financeiro de milhões de empresas emite ao menos uma nota fiscal de serviço, documento crucial para o funcionamento do negócio.
Com ele, a fiscalização de fraudes se torna mais precisa, o registro das movimentações passa a ter menos erros e o consumidor pode cobrar pela qualidade dos serviços. Em função disso, automatizar esse processo figura como um ótimo investimento para a sua companhia.
O que é Nota Fiscal de Serviço?
Para saber o que é NFS-e, devemos começar entendendo qual o objetivo de sua criação e o que significa NFS-e.
NFS-se significa Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Ela foi criada visando facilitar a comunicação e agilizar o processo de fiscalização e a emissão das notas fiscais.
A responsabilidade pelo controle da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, NFS-e, é municipal. Por isso, cabe às prefeituras implantar um sistema que permita que os empresários gerem e emitam esse documento eletrônico.
Cada município tem seu próprio sistema e é preciso se cadastrar em cada um deles para emitir a NFS-e.
O que são as Notas Fiscais de Serviços Tomados?
Já as Notas Fiscais de Serviços Tomados são as NFS-e emitidas “contra” um determinado CNPJ, ou seja, em operações na qual você ou o seu cliente tem o papel de tomador (contratante) de um prestador de serviços.
Assim como as NFS-e, elas também são regularizadas em âmbito municipal e, frequentemente, uma consulta dessas notas é demandada pelo departamento contábil ou o contador da empresa para conferências e manutenção da gestão financeira e fiscal.
Agora, se cada cidade possui a sua legislação e padrões para as Notas Fiscais de Serviços e as Notas Fiscais de Serviços Tomados, imagine como fica o processo dessas consultas? Isso mesmo, caótico e desafiador!
Quais os principais desafios na hora de consultar uma nota fiscal de serviço tomado?
Se você já está familiarizado com a área de prestação serviços, sabe que existem diversos padrões de NFS-e em todo país.
Isso pois, assim como o XML de emissão, o XML autorizado de uma NFS-e também pode oscilar de acordo com o padrão utilizado pelas prefeituras.
E tem mais! Para além de toda essa burocracia, o método de se efetuar uma consulta dos XMLs das notas que são emitidas contra o seu CNPJ também pode variar!
Dependendo do fluxo de contratação de serviços ou do porte da empresa, o volume de Notas Fiscais de Serviços Tomados a serem consultadas pode ser gigante.
Isso torna o processo ainda mais demorado e caro, considerando a relação entre os recursos humanos, materiais e o tempo despendido nesta tarefa.
Além disso, é comum ter processos que demandam o lançamento manual de NFS-es, pois elas geralmente são enviadas pelo prestador de serviço por e-mail.
O tomador então precisa digitar as informações do fornecedor, número do documento, valor e data de emissão para registrá-la no sistema.
Tudo isso em grande escala e somado à burocracia e não padronização dos sistemas das prefeituras tornam esse processo lento, difícil e, praticamente, inviável.
Por fim, qualquer processo realizado manualmente está mais sujeito a erros do que um processo automatizado, não é mesmo?
Então, quando o volume mensal de Notas Fiscais de Serviço começa a aumentar, o que acaba acontecendo? A consulta e conferência se torna menos confiável e eficiente.
E erros que podem significar dor de cabeça com correções e cancelamentos se tornam recorrentes, prejudicando a atividade da empresa e ocasionando sanções e prejuízos.
Qual a solução para realizar de forma efetiva a consulta de uma nota fiscal de serviço tomada?
Acredito que você deva estar pensando na possibilidade de se criar um recurso para consultar essas notas, mas vá por mim, esse caminho pode demandar mais tempo e energia do que você possa imaginar.
Criar uma solução eficaz, do zero, dentro desse meio caótico que é a NFS-e, é um desafio muito grande.
Isso pois, para cada novo município que você quiser disponibilizar essa ferramenta, será necessário fazer tudo de novo. Isto é, quando houver um web service de consulta. Portanto, não é muito indicado isso.
Bom, como você pode perceber, trata-se de um trabalho que não otimiza o seu tempo, nem sequer é estável, uma vez que o sistema sofre diversas instabilidades durante as semanas.
A boa notícia é que existem meios bem mais práticos, estáveis, confiáveis e, principalmente, automatizados de se fazer a consulta.
Basta recorrer a um software que realize todo o trabalho automaticamente por você, eliminando a necessidade do trabalho manual.
Fazendo isso, você vai economizar tempo e, ainda, garantirá mais segurança para o seu negócio, já que o trabalho automático não estará sujeito a esquecimentos ou erros humanos.
E, dentro desse cenário surge o Motor Fiscal, uma ferramenta capaz de monitorar suas notas fiscais na velocidade da luz. Por aqui, você será capaz de consultar as notas fiscais dos últimos 12 meses em poucos segundos a qualquer momento – é automático!
Uma simples integração te permite monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas, com zero adaptação!
Recorrer a uma solução eficiente e simples, permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas. Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado.
Trata-se de um cuidado que não pode ser visto como um excesso de zelo, mas sim, como mais uma atribuição de checagem dos dados vitais na rotina contábil da sua empresa.
